Defineix què ha de poder fer l’equip l’endemà
Una migració no acaba quan apareix el mateix nombre de contactes. L’assessor necessita recuperar la conversa, l’immoble d’interès, el responsable i el pas següent acordat. Escriu aquests recorreguts abans d’exportar. Delimita quines dades actives es traslladen, quina informació es conserva per consultar i què queda fora. Assigna cada decisió a una persona de l’equip i evita que l’eina d’importació decideixi l’abast per defecte.
Conserva identificadors i relacions
Desa una referència estable d’origen per a contactes, immobles i oportunitats, a més dels identificadors nous. Una persona pot interessar-se per diversos immobles i un immoble tenir diversos contactes relacionats. Comprova aquestes relacions explícitament. La documentació d’importació de HubSpot mostra la importància dels identificadors únics i els formats dels camps; les opcions concretes del teu CRM poden ser diferents. No facis servir només el nom d’una persona com a criteri de coincidència.
Prepara un mapa de camps i estats
Relaciona cada camp d’origen amb la destinació, tipus, regla de transformació i tractament quan estigui buit. Revisa dates, telèfons, responsables, etapes i notes. Un estat anomenat “contactat” pot significar coses diferents per a dos equips. Anota el significat que conservareu. Mantén també les preferències de comunicació existents i comprova que la migració no activa campanyes, avisos o publicacions d’immobles accidentalment.
Prova un recorregut complet amb una mostra
Exemple fictici: un contacte té dos immobles d’interès, una visita pendent i una trucada programada per demà. Després d’importar, l’assessor ha de trobar els dos vincles, la visita amb la data i la tasca assignada a la persona correcta. Afegeix un contacte duplicat, un antic empleat i un immoble retirat. Comprova què rebutja l’importador i com es corregeixen aquests registres abans de repetir la càrrega.
Organitza el tall i els canvis d’última hora
Acorda quan es deixa d’editar el sistema anterior i com incorporaràs allò que canviï des de la primera exportació. Si mantens tots dos sistemes oberts sense una regla, poden divergir abans de començar. Prepara una còpia de recuperació i defineix qui decideix tornar al sistema anterior si falla una comprovació crítica. No esborris l’origen en acabar la primera càrrega: conserva l’accés de consulta segons el criteri acordat.
Accepta la migració amb evidències
Revisa recomptes per tipus i estat, relacions sense destinació, tasques sense responsable i una mostra d’historials amb els assessors. Comprova que una segona importació de la mateixa mostra actualitza o s’atura segons el que s’havia previst, sense crear duplicats. Registra incidències i responsables fins a tancar la revisió. CADT et pot ajudar a preparar el mapa de dades i les proves per canviar de CRM mantenint la continuïtat de la feina comercial.