Define qué debe poder hacer el equipo al día siguiente
Una migración no termina cuando aparece el mismo número de contactos. El asesor necesita recuperar la conversación, el inmueble de interés, el responsable y el siguiente paso acordado. Escribe estos recorridos antes de exportar. Delimita qué datos activos se trasladan, qué información se conserva para consulta y qué queda fuera. Asigna a cada decisión una persona del equipo y evita que la herramienta de importación decida el alcance por defecto.
Conserva identificadores y relaciones
Guarda una referencia estable de origen para contactos, inmuebles y oportunidades, además de los identificadores nuevos. Una persona puede interesarse por varios inmuebles y un inmueble tener varios contactos relacionados. Comprueba esas relaciones explícitamente. La documentación de importación de HubSpot muestra la importancia de identificadores únicos y formatos de campos; las opciones concretas de tu CRM pueden ser distintas. No uses solo el nombre de una persona como criterio de coincidencia.
Prepara un mapa de campos y estados
Relaciona cada campo de origen con su destino, tipo, regla de transformación y tratamiento cuando esté vacío. Revisa fechas, teléfonos, responsables, etapas y notas. Un estado llamado “contactado” puede significar cosas diferentes para dos equipos. Anota el significado que vais a conservar. Mantén también las preferencias de comunicación existentes y comprueba que la migración no activa campañas, avisos o publicaciones de inmuebles por accidente.
Prueba un recorrido completo con una muestra
Ejemplo ficticio: un contacto tiene dos inmuebles de interés, una visita pendiente y una llamada programada para mañana. Tras importar, el asesor debe encontrar los dos vínculos, la visita con su fecha y la tarea asignada a la persona correcta. Añade un contacto duplicado, un antiguo empleado y un inmueble retirado. Comprueba qué rechaza el importador y cómo se corrigen esos registros antes de repetir la carga.
Organiza el corte y los cambios de última hora
Acuerda cuándo deja de editarse el sistema anterior y cómo incorporarás lo que cambie desde la primera exportación. Si mantienes ambos sistemas abiertos sin una regla, pueden divergir antes de empezar. Prepara una copia de recuperación y define quién decide volver al sistema anterior si falla una comprobación crítica. No borres el origen al terminar la primera carga: conserva el acceso de consulta conforme al criterio acordado.
Acepta la migración con evidencias
Revisa recuentos por tipo y estado, relaciones sin destino, tareas sin responsable y una muestra de historiales con los asesores. Comprueba que una segunda importación de la misma muestra actualiza o se detiene según lo previsto, sin crear duplicados. Registra incidencias y responsables hasta cerrar la revisión. CADT puede ayudarte a preparar el mapa de datos y las pruebas para cambiar de CRM manteniendo la continuidad del trabajo comercial.