Una cartera más escasa exige conocer el proceso
En su nota del 22 de octubre de 2026, idealista señala una caída interanual del 9 % en la oferta de vivienda en venta del tercer trimestre, con diferencias entre ciudades. Es una señal del mercado observado por el portal, no una previsión para tu agencia. Ante este contexto, conviene distinguir cuántos propietarios contactan, cuántos llegan a una valoración y cuántos formalizan un encargo. Un CRM puede hacer visible ese recorrido si las etapas representan hechos comprobables.
Separa al propietario, al inmueble y la oportunidad
Una persona puede consultar por varias propiedades y un inmueble puede tener varios interlocutores. Mantén registros relacionados, con un responsable comercial y el origen de la consulta. Crea una oportunidad de captación para el proceso concreto, sin confundirla con una búsqueda de comprador. Guarda el motivo de contacto, la zona, el estado de la información y la siguiente acción acordada. Evita crear fichas nuevas cada vez que la conversación cambia de canal.
Define etapas con una condición de salida
Un flujo inicial puede ser: consulta recibida, conversación realizada, valoración preparada, propuesta presentada y encargo confirmado. Define qué evidencia permite avanzar: una llamada efectivamente realizada, una valoración revisada o el documento correspondiente al encargo. Añade estados de pausa y cierre con motivo. Una tarea vencida no debe convertir automáticamente una oportunidad en perdida, ni una propuesta enviada debe contar como una captación conseguida.
Ejemplo ficticio: un propietario aún no decide
Una propietaria solicita valoración y explica que decidirá después de una reforma. El asesor registra el inmueble, la conversación y una fecha acordada para retomar el contacto. La oportunidad queda en pausa con motivo y responsable. Si el equipo recibe después una consulta por otra vía, recupera la misma relación y comprueba el compromiso existente. No aumenta artificialmente el número de oportunidades ni envía una secuencia de mensajes que ignore lo hablado.
Mide el embudo por cohortes y motivos
Compara consultas iniciadas en un mismo periodo y sigue su evolución; dividir los encargos de esta semana por las consultas de esta semana puede mezclar procesos distintos. Revisa tiempo en etapa, valoraciones pendientes, propuestas sin próxima acción y motivos de cierre. Distingue captaciones de contactos y viviendas preparadas para publicar. Estos indicadores sirven para encontrar trabajo pendiente; no justifican atribuir a una herramienta una mejora comercial que no se haya medido.
Prepara el traspaso a comercialización
Cuando el encargo esté confirmado, asigna la revisión de la ficha, fotografías, documentación y condiciones antes de activar los canales correspondientes. El responsable de captación debe saber quién recibe el inmueble y qué falta. CADT puede ayudarte a configurar las etapas del CRM, relacionar contactos y propiedades y conectar la captación con la cartera. Para empezar, trae un recorrido habitual y uno que se haya quedado bloqueado.